General questions about digital tachographs

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Welche wichtigsten Veränderungen gibt es mit der VO 1266/2009 zur Anpassung von VO3821/85?

Ab dem 01. Oktober 2011 ist in der Berechnung bei Neufahrzeug-Tachographen folgendes zu berücksichtigen:

• Bei der ersten Tätigkeitsänderung auf Ruhe oder Bereitschaft innerhalb von 120 Sekunden nach dem automatischen Wechsel auf Arbeit infolge des Anhaltens des Fahrzeugs wird davon ausgegangen, dass diese zum Zeitpunkt des Anhaltens eingetreten ist, so dass möglicherweise der Wechsel auf Arbeit aufgehoben wird.  
• Wird zu irgendeinem Zeitpunkt innerhalb der unmittelbar der Kalenderminute vorausgehenden und nachfolgenden Minute die Tätigkeit Lenken registriert, gilt die gesamte Minute als Lenk-Zeit. Für eine Kalenderminute, die deshalb nicht als Lenk-Zeit gilt, wird die Tätigkeit angesetzt, die als längste Tätigkeit innerhalb der Minute ausgeführt wurde (oder bei gleichlangen Tätigkeiten diejenige, die zuletzt ausgeführt wurde).

Die Details können Sie hier (PDF) nachlesen.

What do I have to do if I have to keep on driving for reasons of traffic security?

Traffic security is always more important then the regulations of driving time. If you have to differ from these regulations for reasons of security you should make a copy of your activities of this day ASAP. On the backside of this printout please note the cause of the infringement, i.e. all parking places were used! If you have to move your vehicle within a resting period you should ask the one who requested this movement for a signature. These notices you have to keep for the following THREE months. If checked by the authorities it can be requested for the past 3 months and the driver/company can be fined independent of the country where the infringement happened.

How to avoid the interruption of resting time because of moving the vehicle during loading or on the weekend?

If you are not busy with loading it is recommended to remove your card from the tachograph and set the status to "OUT OF SCOPE". With this action the display shows that the vehicle is currently not involved in a transportation process. That is why the driver card does not need to be plugged in.

Where do I find information for the usage of the digital tachograph?

You can read the manual provided with your tachograph or order a training package in our web shop which explains usage of the tachograph.

How long can infringements be fined?

On route you can be controlled for at least 3 months as long you drive the same vehicle. Your driver card can be checked for the past 28 days. During this time authorities all over the EU can fine all registered infringements independent of where they happened. If you were fined please carry the invoice with you so you will not be fined for the same infringement again! The company is legally obliged to store reports for 1 year. The enterpriser has to make adequate arrangements in order to prove that he actively advised his driver to comply with the regulations. There are testimonies that in isolated cases penalties of up to € 15.000 were demanded.

Do I have to provide my reports to the authorities when being checked?

No, that is not necessary. One has to give the original data of the tachograph files and data of the driver files. With both the authorities are able to create their own reports. But it is strongly advised to give the reports to the authorities in order to prove that you really actively controlled your drivers and your drivers comply with the regulations. Additionally this gives you the opportunity to explain eventual infringements in advance and show which steps you took in your company for avoiding repetition.

Is it possible to manipulate the digital data?

No. The data generated by the digital tachograph is secured against manipulation. This way a change of data is impossible. Any change would make the data unusable at once. Additionally the tachograph has much more data than that given by his own sensors. Because of its connection to the CAN bus a manipulation of data can be detected easily.

Was ist bei der Übernahme von Gebraucht-, Vorführ- oder Mietfahrzeugen zu beachten?

Die Tachographen von Gebraucht-, Vorführ- oder Mietfahrzeugen haben Fahrzeugdateien gespeichert, die von ihren Vorgängern erzeugt wurden. Diese Fahrzeugdateien würden beim Hochladen in das Webportal zusätzliche Kosten verursachen. Demzufolge muss im ersten Schritt der Tachograph durch die Unternehmenskarte des Nachfolgers/Mieters angemeldet werden. Im zweiten Schritt ist es notwendig, den Massenspeicher des Tachographen vor Beginn der Fahrzeugnutzung auszulesen und die erzeugten Fahrzeugdaten zu löschen.

Für den VDO Downloadkey besteht die Möglichkeit, diesen mit Hilfe der mitgelieferten Software über Downloadkey-Laufwerk:\START.html (beim älterem Typ I) oder über Downloadkey-Laufwerk "Keytools":\start.exe (beim neueren Typ II) so zu konfigurieren, dass nur die Daten der letzten x Tage heruntergeladen werden können. Anschließend kann der VDO Downloadkey an den digitalen Tachographen, in dem die Unternehmerkarte steckt, angeschlossen werden. Sie können dazu Details in der zum VDO Downloadkey mitgelieferten Anleitung lesen.

Kann in einem Ausnahmefall nicht auf die Unternehmenskarte zurückgegriffen werden (z.B. Unternehmenskarte steht kurzfristig nicht zur Verfügung, Ausfall eines Fahrzeugs), um den Tachographen zu aktivieren, muss ein Ausdruck zu Beginn und zum Schluss des Mietzeitraums erzeugt werden. Überschreitet der Mietzeitraum einen Tag, muss täglich ausgedruckt werden. Den Ausdurck muss der Fahrer unverzüglich weiterleiten. Weiterhin ist es notwendig, dass das Fahrzeug auf den Vermieter angemeldet ist. Denn der Vermieter muss seiner Pflicht nachkommen und innerhalb von drei Monaten die Daten des Mietzeitraums an den Mieter übergeben.

Ab wie viel Tonnen zGG muss ich einen digitalen Tachographen verwenden?

Fahrzeuge, die zur Güterförderung (oder Personenbeförderung mit weniger als 9 Personen einschließlich des Fahrers) dienen und deren zulässiges Gesamtgewicht (also mit Anhänger) weniger als 3,5 t beträgt, müssen keinen Tachographen eingebaut haben. Ist dennoch ein Tachograph eingebaut, muss der Fahrer ihn benutzen, sofern er innerhalb der AETR-Staaten gewerblich fährt! Bei einem zGG höher als 3,5 t ist der Einbau (und damit die Nutzung) des Tachographen Pflicht.

Wann müssen die Daten ausgelesen werden?

Die Fahrerkarten müssen spätestens

• alle 28 Tage (deutsche Durchführungsvorschrift)

• alle 21 Tage in Österreich und der Schweiz

ausgelesen werden.

Alle Daten müssen ein Jahr lang SICHER aufbewahrt werden.

Muss eine lückenlose Dokumentation und Überwachung der Zeiten auf Tachoscheiben durch den Unternehmer ans BAG geliefert werden?

Verordnung (EWG) Nr. 3821/85, Absatz IV a) 2:
Sind mehrere Schaublätter miteinander verbunden, um die mögliche Dauer der eingriffsfreien Aufzeichnungen zu verlängern, so müssen die Verbindungen der einzelnen Schaublätter so ausgeführt sein, dass die Aufzeichnungen an den Übergangsstellen von einem Schaublatt zum nächsten weder Unterbrechungen noch Überlappungen aufweisen.

Verordnung (EG) Nr. 561/2006, Artikel 10 (4)
Unternehmen, Verlader, Spediteure, Reiseveranstalter, Hauptauftragnehmer, Unterauftragnehmer und Fahrervermittlungsagenturen stellen sicher, dass die vertraglich vereinbarten Beförderungszeitpläne nicht gegen diese Verordnung verstoßen.

Notwendigkeit: Eine zeitlich überlappungsfreie und lückenlose Dokumentation ist notwendig.
Probleme: Tachoscheiben haben Überlappungen durch

• Bedienungsfehler,
• Uhrzeitdifferenzen bei Fahrzeugwechseln,
• Tachographenstörungen.

Fazit: Theoretisch besteht nur die Pflicht, die Tachoscheiben zu liefern. In der Praxis muss man die Auswertung doch mitliefern, um den Überlappungen und Lücken in den Tachoscheiben vorzubeugen. Wenn man nur die Tachoscheiben liefert, fordert das BAG im günstigsten Fall bei Überlappungen und Lücken die Korrektur an. Im schlechtesten Fall erhält man sofort eine Strafe wegen Verstoß gegen den obigen Artikel. Außerdem müssen Überschreitungsmeldungen bekannt sein, damit man diesen vorbeugen kann.

Was ist bei einem schadhaften Tachographen zu beachten?

Wenn ein Schaden an einem Tachographen festgestellt wird, muss das Fahrzeug zur Inspektion in eine Werkstatt für digitale Tachographen gebracht werden. Wenn das Gerät aus dem Verkehr gezogen wird, müssen die vom letzten Eigentümer im Tachographen gespeicherten Daten heruntergeladen und dem Dateneigentümer zurückgegeben werden. Wenn das Herunterladen von Daten nicht möglich ist, stellt die Werkstatt ein Unlesbarkeitszertifikat aus. Das Unternehmen muss dieses Zertifikat sicher aufbewahren, denn es muss bei einer Kontrolle zur Verfügung stehen.

Erkundigen Sie sich bei den Behörden Ihres Landes über die Mindestaufbewahrungsdauer. Es empfiehlt sich, ein Verzeichnis der von einer Werkstatt für digitale Tachographen ausgestellten Unlesbarkeitszertifikate zu führen. Wenn die Werkstatt einen schriftlichen Bescheid von einer Kontrollbehörde erhält, muss ihr eine Kopie der gespeicherten, heruntergeladenen Daten für Kontrollzwecke übergeben werden. Dies bedarf keiner Genehmigung durch den Dateneigentümer. Ansonsten ist die Werkstatt nicht dazu berechtigt, die heruntergeladenen Daten eines Unternehmens ohne schriftliche Genehmigung des Dateneigentümers an Dritte weiterzugeben.

Was ist bei einer beschädigten Unternehmenskarte zu beachten?

Wenn eine Unternehmenskarte beschädigt ist, muss eine Ersatzkarte beschafft und verwendet werden.

Wo erhalte ich eine Fahrerkarte?

Sie erhalten die Fahrerkarte bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Ausgabestelle. Hier finden Sie eine Übersicht der Ausgabestellen für Fahrerkarten in den einzelnen Bundesländern.

Wo erhalte ich eine Unternehmenskarte?

Sie erhalten die Unternehmenskarte bei der zuständigen Ausgabestelle, die sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden kann. Hier finden Sie eine Übersicht der Ausgabestellen für Fahrerkarten in den einzelnen Bundesländern..

Wo finde ich gesetzliche Bestimmungen zum Thema?

Hier finden Sie gesetzliche Bestimmungen zum digitalen Tachographen und Beantragung von Kontrollgerätekarten.

Gesetzliche Bestimmungen EU:

• Verordnung (EWG) Nr. 3820/85 des Rates über die Harmonisierung bestimmter Sozialvorschriften im Straßenverkehr vom 20. Dezember 1985
• Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 des Rates über das Kontrollgerät im Straßenverkehr vom 20. Dezember 1985
• Verordnung (EG) Nr. 2135/98 des Rates vom 24. September 1998 zur Änderung der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 über das Kontrollgerät im Straßenverkehr und der Richtlinie 88/599/EWG über die Anwendung der Verordnungen (EWG) Nr. 3820/85 und (EWG) Nr. 3821/85
• Verordnung (EG) Nr. 1360/2002 - Siebte Anpassung der Verordnung (EWG) Nr. 3821/85 des Rates über das Kontrollgerät im Straßenverkehr an den technischen Fortschritt
• Richtlinie 2006/22/EG des europäischen Parlaments und des Rates vom 15. März 2006 über Mindestbedingungen für die Durchführung der Verordnungen (EWG) Nr. 3820/85 und (EWG) Nr. 3821/85 des Rates über Sozialvorschriften für Tätigkeiten im Kraftverkehr sowie zur Aufhebung der Richtlinie 88/599/EWG des Rates
• Umsetzung der Richtlinie 2006/22/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. März 2006 über die Mindestbedingungen für die Durchführung der Verordnungen (EWG) Nr. 3820/85 und (EWG) Nr. 3821/85 des Rates über Sozialvorschriften für Tätigkeiten im Kraftverkehr
  sowie zur Aufhebung der Richtlinie 88/599/EWG des Rates
• Verordnung (EG) Nr. 561/2006 des europäischen Parlaments und des Rates vom 15. März 2006 zur Harmonisierung bestimmter Sozialvorschriften im Straßenverkehr und zur Änderung der Verordnungen (EWG) Nr. 3821/85 und (EG) Nr. 2135/98 des Rates sowie zur Aufhebung der Verordnung (EWG) Nr. 3820/85 des Rates
• Europäisches Übereinkommen über die Arbeit des im internationalen Straßenverkehr beschäftigten Fahrpersonals (AETR)
  
  

Gesetzliche Bestimmungen Deutschland:

• Fahrpersonalverordnung - FPersV
• Fahrpersonalgesetz - FPersG
• Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO)
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Ich habe ein Unternehmen, das Leihfahrer vermietet, diese sind nach der Arbeitnehmerüberlassung entliehene Kraftfahrer. Wer ist für welche Daten verantwortlich?

In diesem Fall ist das Unternehmen, das sich den Fahrer ausleiht bzw. geliehen bekommt, für die Archivierung von Fahrer- und Fahrzeugdaten verantwortlich.

Ich habe ein Unternehmen, das Leihfahrer vermietet, diese sind selbst fahrende Unternehmer. Wer ist für welche Daten verantwortlich?

Da der freiberuflich Fahrende eine Unternehmung ist und demzufolge eine Unternehmenskarte besitzt, ist er für die Fahrer- und Fahrzeugdaten selbst verantwortlich. Er hat die Pflicht diese zu archivieren.

Wo finde ich weitere Produkte zum Thema Tachograph, Tachoscheibe, Fahrerkarte, Fahrzeugdaten, Lenk- und Ruhezeiten?

Besuchen Sie unseren Webshop. Sie finden dort unter anderem Hardware for Tachographen.

Why do I have to deal with social reports?

Since 11.04.2007 the regulation EC 561/2006 of EU became effective. The transportation enterprisers have to actively control if their drivers strictly comply with the driving and resting periods. You have to attest this in written form. The social report makes it possible for you to do this in a simple way. You can remind your drivers with appropriate advice in the report, and with a signature in the report you carry out your duty of control.

Wie lange müssen digitale Daten sicher aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungszeit für digitale Daten ist je nach Land, in dem das Fahrzeug registriert ist, unterschiedlich. In der Schweiz sind es mindestens 3 Jahre, in Österreich mindestens 2 Jahre, in Deutschland und den Niederlanden sind es mindestens 1 Jahr.

Aus anderen rechtlichen Gründen können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben. Beispielsweise für Deutschland ergibt sich aus § 16 Abs. 2 und § 21a Abs. 7 Arbeitszeitgesetz, dass Aufzeichnungen zu den Arbeitszeiten der Beschäftigten mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind und aus § 147 Abs. 1 Nr. 5 i.V.m. Abs. 3 Abgabenordnung, dass eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung verwendet werden, gilt. Bei letzterem Fall sollte es genügen, die Daten rechtzeitig im CSV-Format zu speichern. Bitte erkundigen Sie sich nach eventuell abweichenden Vorschriften des entsprechenden Landes.